De invoering van een intranet maakt vaak onderdeel uit van een bepaalde business doelstelling. Voorbeelden hiervan zijn de behoefte aan tijd- en plaatsonafhankelijk werken, de introductie van een andere manier van werken of het verbeteren van de interne kennisdeling. Om deze business doelstellingen waar te kunnen maken is een belangrijk uitgangspunt dat alle informatiestromen digitaal zijn. Steeds meer vindt de productie van documenten digitaal plaats m.b.v. bijvoorbeeld een tekstverwerker. Er komen echter ook nog veel papierstromen voor binnen organisaties, bijvoorbeeld binnenkomende facturen/post, interne declaraties, etc.
Digitalisering behelst het digitaal maken van analoge (meestal papier) media, maar omvat daarnaast ook het toevoegen van metadata en het structureren en archiveren van digitale content. Content die digitaal wordt geproduceerd doorloopt dus ook een groot deel van het digitaliseringsproces.
Microsoft SharePoint is uitermate geschikt voor het ondersteunen van een compleet digitaliseringsproces. Enkele voorbeelden van de mogelijkheden zijn:
- Het scannen van documenten die direct in SharePoint worden verwerkt
- Het ontwerpen van verschillende content types met bijbehorende metadatamodellen
- Het structureren van content in verschillende sites en libraries
- Het zowel centraal als decentraal kunnen beheren van content
- Het flexibel kunnen inrichten van workflow voor het toevoegen van metadata en publiceren van content
- Het toevoegen van archiveringsregels voor verschillende type content
Bij de inrichting van SharePoint moet een groot aantal ontwerpkeuzes worden gemaakt. Deze keuzes zijn afhankelijk van het type organisatie, de organisatieinrichting en de werkwijze. De aanpak en modellen van IntranetPoint zijn erop gericht om de juiste keuzes te maken en optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van SharePoint.
Digitalisering vormt ook een belangrijk fundament voor de andere hoofdgebieden, zoals virtueel samenwerken en kennis vindbaar maken.